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Fluxos de comunicação típicos

Por John FinniePostado em Postado em Princípios de gestão

Resultados de aprendizagem

  • Distinguir entre fluxos de comunicação descendentes, ascendentes, horizontais, diagonais e externos.

Fluxos de comunicação organizacional

A informação pode fluir em quatro direcções numa organização: para baixo, para cima, horizontalmente e diagonalmente. A dimensão, a natureza e a estrutura da organização ditam a direção em que a maior parte da informação flui. Em organizações mais estabelecidas e tradicionais, grande parte da comunicação flui na direção vertical - para baixo e para cima. Em empresas informais, como as start-ups tecnológicas, a informaçãoAs comunicações não oficiais, tais como as que são transmitidas através da "videira" da empresa, surgem em ambos os tipos de organizações.

Fluxos de comunicação descendentes

A comunicação descendente é quando os líderes e gestores da empresa partilham informações com os funcionários de nível inferior. A menos que seja solicitado como parte da mensagem, os remetentes normalmente não esperam (ou não querem particularmente) obter uma resposta. Um exemplo pode ser o anúncio de um novo CEO ou a notificação de uma fusão com um antigo concorrente. Outras formas de comunicação descendente de alto nível incluem discursos, blogues,Os tipos mais comuns de comunicação descendente são as directivas diárias dos gestores de departamento ou dos gestores de linha aos trabalhadores, que podem mesmo assumir a forma de manuais de instruções ou de manuais da empresa.

A comunicação descendente fornece informações que ajudam a atualizar a força de trabalho sobre as principais mudanças organizacionais, novos objectivos ou estratégias; fornecem feedback sobre o desempenho a nível organizacional; coordenam iniciativas; apresentam uma política oficial (relações públicas); ou melhoram a moral dos trabalhadores ou as relações com os consumidores.

Fluxos de comunicação ascendentes

A informação que passa dos trabalhadores de nível inferior para os trabalhadores de nível superior é a comunicação ascendente (por vezes também designada por comunicação vertical). Por exemplo, a comunicação ascendente ocorre quando os trabalhadores reportam a um supervisor ou quando os chefes de equipa reportam a um diretor de departamento. Os itens normalmente comunicados ascendentemente incluem relatórios de progresso, propostas de projectos, estimativas orçamentais, queixas ePor vezes, uma comunicação descendente provoca uma resposta ascendente, como quando um gestor pede uma recomendação para uma peça de substituição ou uma estimativa de quando um projeto estará concluído.

Um objetivo importante de muitos gestores actuais é encorajar a comunicação ascendente espontânea ou voluntária por parte dos colaboradores, sem que seja necessário perguntar primeiro. Algumas empresas chegam ao ponto de organizar concursos e oferecer prémios para as soluções e sugestões mais inovadoras e criativas. No entanto, antes de os colaboradores se sentirem à vontade para fazer este tipo de sugestões, têm de confiar que a gestão iráAlgumas organizações até instalaram linhas directas de "denúncia" que permitem aos empregados denunciar anonimamente actividades perigosas, pouco éticas ou ilegais para evitar possíveis retaliações por parte de superiores hierárquicos da empresa.

Fluxos de comunicação horizontal e diagonal

Exemplos de canais de comunicação externa incluem briefings de imprensa, fichas de informação, kits de imprensa, boletins informativos, revistas, brochuras, comunicados de imprensa, relatórios anuais, facturas e ordens de compra.

A comunicação horizontal envolve a troca de informações entre departamentos ao mesmo nível numa organização (ou seja, comunicação entre pares). O objetivo da maioria das comunicações horizontais é solicitar apoio ou coordenar actividades. As pessoas ao mesmo nível na organização podem trabalhar em conjunto para resolver problemas ou questões numa base informal e conforme necessário.O departamento de produção pode trabalhar com o diretor de compras para acelerar ou atrasar a expedição de materiais. O diretor financeiro e os directores de inventário podem ser envolvidos de modo a que a organização possa obter o máximo benefício da coordenação. A comunicação entre dois empregados que reportam ao mesmo diretor é também um exemplo de comunicação horizontal. Alguns problemas com a comunicação horizontalA comunicação pode surgir se um gestor não estiver disposto ou não estiver motivado para partilhar informações, ou se considerar que os esforços para trabalhar em conjunto ameaçam a sua posição (comportamento territorial). Neste caso, o gestor do nível imediatamente superior terá de comunicar para baixo para reforçar os valores de cooperação da empresa.

A comunicação diagonal é a comunicação interfuncional entre colaboradores de diferentes níveis da organização. Por exemplo, se o vice-presidente de vendas enviar uma mensagem de correio eletrónico ao vice-presidente de fabrico a perguntar quando é que um produto estará disponível para envio, este é um exemplo de comunicação horizontal.Sempre que uma comunicação passa de um departamento para outro, o diretor do remetente deve ser informado. Um diretor pode ser colocado numa posição embaraçosa e parecer incompetente se não estiver a par de tudo o que se passa no seu departamento. A confiança pode perder-se e as carreiras podem ser prejudicadas por não se prestar atenção aos protocolos de comunicação fundamentais.

A comunicação diagonal está a tornar-se mais comum em organizações com uma estrutura achatada, matricial ou baseada em produtos. As vantagens incluem

  • Estabelecer relações entre funcionários de nível superior e de nível inferior de diferentes partes da organização.
  • Incentivar um fluxo informal de informação na organização.
  • Reduzir a possibilidade de uma mensagem ser distorcida ao passar por filtros adicionais.
  • Reduzir a carga de trabalho dos gestores de nível superior.

Pergunta prática

Fluxos de comunicação externos

As comunicações não começam e acabam dentro da organização. A comunicação externa centra-se em audiências fora da organização. A gestão de topo - com a ajuda de departamentos especializados, como o de relações públicas ou jurídico - controla quase sempre as comunicações relacionadas com a imagem pública ou que possam afetar a sua situação financeira. A gestão de primeiro nível e de nível intermédio geralmente tratacomunicações comerciais operacionais, como compras, contratações e marketing. Ao comunicar fora da organização (independentemente do nível), é importante que os funcionários se comportem profissionalmente e não assumam compromissos fora do seu âmbito de autoridade.

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