Carta de transmissão
As cartas de transmissão são normalmente breves, muitas vezes com três parágrafos, cada um dedicado a um objetivo específico: rever o objetivo do relatório, oferecer uma breve visão geral das ideias principais do relatório e oferecer-se para fornecer informações mais completas, se necessário, juntamente com um "obrigado" e o contactoNote-se que a síntese das ideias principais é intencionalmente breve; não deve ser um "cortar e colar" da informação contida no sumário executivo ou no corpo do relatório, que são documentos mais longos.
Uma carta de transmissão deve ser formatada como uma carta comercial normal. Certifique-se de que considera conscientemente o seu tom e o seu papel numa carta de transmissão, uma vez que estas cartas são frequentemente escritas a pessoas mais altas numa organização ou a pessoas com responsabilidade de tomada de decisões. A carta de transmissão deve ser incluída antes do relatório propriamente dito, antes da página de rosto, e deve ser umaSe for o caso, pode escrever um memorando de transmissão em vez de uma carta, se o relatório se destinar a permanecer na sua organização. Aplicam-se as mesmas características de conteúdo e colocação.
Modelo de carta de transmissão
Environmental Building Associates, Inc.
44 Solar Way
Austin, TX 78705
25 de junho de 20XX
Dr. David McMurrey, Presidente
Especialistas em energia de Austin
2000 W 29th Street
Austin, TX 78705
Caro Dr. McMurrey:
Em anexo, encontra-se o relatório que solicitou, intitulado Guia de Eficiência Energética: Empregar estratégias de construção energeticamente eficientes numa casa residencial .
Este relatório é uma análise de um estudo recente realizado em Ann Arbor, Michigan, sobre a eficácia da utilização de estratégias de construção energeticamente eficientes para minimizar o consumo e os custos de energia numa casa residencial. Utilizando tecnologias de software, a casa foi modelada para criar dois cenários: uma casa energeticamente eficiente e uma casa normal.Estes avanços podem vir a ser o catalisador de que o mercado imobiliário necessita para estimular os construtores a entrarem numa nova era de construção de casas.
Thorson James, o nosso engenheiro solar, verificou cuidadosamente todos os pormenores técnicos do relatório. Cherie Sorenson, a nossa editora técnica, foi de grande ajuda na elaboração do relatório final.
Espero que este relatório satisfaça as vossas necessidades, gere estudos futuros e eduque o público sobre as opções amigas do ambiente disponíveis atualmente na construção de casas. Se tiverem mais perguntas, não hesitem em contactar-me através do endereço [email protected].
Com os melhores cumprimentos,
Gwen Miller
Gwen L Miller, Vice-Presidente
Environmental Building Associates, Inc.
Encl. Guia de eficiência energética: Utilização de estratégias de construção energeticamente eficientes numa casa residencial
Resumo executivo
Os resumos executivos condensam todos os principais pontos de discussão do relatório num breve parágrafo ou dois (não mais do que uma página para relatórios muito longos, e muitas vezes mais curtos, geralmente 1-2 parágrafos para a maioria dos relatórios). O leitor deve ser capaz de compreender o conteúdo geral e as conclusões do relatório - as principais ideias do relatório - lendo o seu resumo executivo. Os leitores de relatórios, que muitas vezes sãoOs executivos ocupados podem ou não ter tempo para ler o relatório completo do princípio ao fim, pelo que um resumo executivo assegura, tanto quanto possível, a leitura das principais ideias e informações do relatório.
O sumário executivo faz parte do frontispício de um relatório formal. É um documento autónomo, o que significa que o leitor deve ser capaz de tomar uma decisão com base apenas nas informações contidas no sumário executivo. Como tal, deve ser claramente identificado com o título "Sumário executivo". Um sumário executivo está normalmente localizado no final do frontispício, como uma transição para o sumário principal.Lembre-se da sequência habitual do frontispício: carta de transmissão, capa/título do relatório, índice/figuras, sumário executivo.
Processo de redação de um resumo executivo
- Escreva primeiro o relatório propriamente dito.
- Reveja o relatório e anote cada secção, ou seja, anote os pontos principais de cada secção como forma de reunir informações para o sumário executivo. Reveja as suas notas para se certificar de que captou as ideias principais de cada secção.
- Redigir o sumário. Note-se que um sumário executivo segue normalmente a ordem das ideias no relatório propriamente dito (em geral, indo do objetivo → procedimentos → resultados → conclusões & amp; recomendações).
- Ponha o rascunho do resumo de lado durante algum tempo e volte a lê-lo para fazer uma leitura "fresca". Reveja o rascunho em termos da sua análise situacional para o relatório. Reveja o tipo de informação, certificando-se de que está a limitar a sua informação aos aspectos principais e não aos pormenores. Reveja a abrangência da informação, certificando-se de que o seu resumo inclui todas as ideias principais do relatório. Reveja a ordem dasinformação, certificando-se de que o seu resumo segue a ordem estabelecida no relatório ou, caso contrário, que tem uma razão lógica e consciente para alterar a ordem.
- Finalize o rascunho à medida que revê o tom, a gramática, a estrutura das frases e outros aspectos linguísticos.
Muitos leitores tiram conclusões sobre o valor do relatório com base no sumário executivo e só lêem o relatório mais detalhadamente se sentirem que se justifica uma leitura mais atenta. Por isso, certifique-se de que trata o sumário executivo como uma das partes mais importantes do relatório formal.
O vídeo seguinte analisa o conteúdo e o processo de criação de resumos executivos.
Para obter informações gerais sobre a competência de redação de resumos, leia a página sobre Resumos num texto gratuito e em linha sobre Escrita Universitária. A página inclui actividades para testar as suas capacidades de redação de resumos.